離職信只要三段：第一段寫清楚最後工作日，而且符合你年資的預告期；第二段承諾怎麼交接；第三段謝謝。原因一句帶過，或乾脆不寫。下面給你三段結構、6 種情境的範本，以及寄出前要檢查的六件事。離職信和辭職信是同一件事，以下範本兩種說法都適用。
離職信怎麼寫？三段就夠
最後工作日、交接、感謝，順序不要換。 主管讀第一行就要知道你哪天走。
| 段落 | 寫什麼 | 範例句 |
|---|---|---|
| 1. 決定與日期 | 要離職、最後工作日 | 「我決定離職，最後工作日為 11 月 20 日。」 |
| 2. 交接承諾 | 交接範圍、對象、時程 | 「離職前會完成＿＿的交接文件，並帶＿＿熟悉客戶。」 |
| 3. 感謝與收尾 | 具體謝一件事 | 「謝謝這兩年在＿＿專案給我的機會。」 |
最後工作日要照預告期算：年資 3 個月以上未滿 1 年提前 10 天、1 年以上未滿 3 年 20 天、3 年以上 30 天，從提出的隔天依日曆算。不確定就先用離職預告期試算算一次。
6 種離職信範本
選最接近你處境的一封，換掉＿＿就能寄。 每一封都刻意寫得短，短才不會被追問。
1. 標準版（最常用）
主旨：離職申請－＿＿（姓名）
＿＿主管您好：
經過慎重考慮，我決定離職，最後工作日預計為＿月＿日。
離職前我會整理＿＿的交接文件，並與＿＿完成交接，確保手上案件不中斷。
謝謝您這段時間的指導，特別是＿＿，對我幫助很大。
＿＿（姓名）敬上
2. 已口頭談過，書面確認版
主旨：離職日期書面確認
＿＿主管您好：
謝謝您今天撥時間談話。依今天的討論，書面確認我的最後工作日為＿月＿日，
交接對象為＿＿，交接清單將於＿月＿日前提供。如有需要調整之處，再請告知。
＿＿敬上
3. 試用期版
＿＿主管您好：
這段時間謝謝您和團隊的指導。經過評估，我發現這個職務和我的規劃不太一致，
決定在試用期內離職，最後工作日希望為＿月＿日。手上的＿＿我會整理好交給＿＿。
＿＿敬上
4. 被慰留後仍要走
＿＿主管您好：
謝謝您昨天的慰留和提出的條件，我很感謝公司的肯定。
仔細考慮後，我還是決定維持原本的離職決定，最後工作日仍為＿月＿日。
交接會照原計畫進行，有任何需要我協助的地方請隨時告訴我。
＿＿敬上
5. 與主管關係緊張（最短、最中性）
＿＿主管您好：
我決定離職，最後工作日為＿月＿日。交接文件將於＿月＿日前提供，
交接對象請您指派。謝謝。
＿＿
6. 英文版（外商適用）
Subject: Resignation – [Your Name]
Dear [Manager's Name],
Please accept this as my formal notice of resignation. My last working day will be [date].
Before I leave, I will document [projects] and hand them over to [name].
Thank you for the support during my time on the team, especially [one specific thing].
Best regards,
[Your Name]
離職原因要不要寫？
不用寫，寫也只寫一句中性的。 原因寫得越具體，越容易被拿來慰留、議價，或在背景查核時被轉述。必須填的時候，用「個人生涯規劃」「轉換職涯跑道」這類中性說法就夠。
但有一個例外：如果你是被資遣，絕對不要在任何文件上寫「自願離職」或「個人因素」。 離職原因會決定你能不能領失業給付，原因要寫成公司資遣的法條，見非自願離職證明。
面試時被問到為什麼離職，說法另外準備，可以參考離職原因怎麼說。
什麼時候交、交給誰、用 email 還是紙本？
先當面跟直屬主管講，當天再用 email 或公司的離職單送出。 順序反過來，主管從別人口中或信箱裡先知道，關係最容易壞。
- 交給誰：直屬主管為收件人，人資副本；公司有離職系統或表單，照公司流程填。
- 用什麼：email 就可以，重點是留下寄出時間的紀錄。用 LINE 傳也能證明你提過，但正式內容建議再補一封 email。
- 什麼時候：至少在預告期之前送出。如果你已經拿到新 offer，先確認新公司的到職日與書面 offer，再提離職，見拿到 offer 能考慮多久。
被慰留怎麼回？三種回法
先謝謝，再重申日期；要不要考慮條件，當場不必答應。
- 確定要走：「謝謝公司的肯定，我已經決定了，最後工作日維持＿月＿日。」
- 想聽聽看：「謝謝您提出來，我想要一天時間考慮，明天下午回覆您。」
- 對方開條件：「謝謝，不過我離開不是因為薪水，是想做＿＿方向的工作。」
被慰留而留下的人，最常後悔的是原本讓你想走的原因沒有改變。答應之前，問自己：如果條件改了，三個月後我還會想走嗎？
寄出前檢查這六件事
- 最後工作日符合年資的預告期，依日曆算（含假日）。
- 特休還剩幾天、要怎麼排或結算，已經想好。
- 交接範圍與時程寫得具體，但不承諾做不到的事。
- 沒有任何抱怨、指名或情緒字眼。
- 主管與人資的稱謂、姓名沒有寫錯。
- 手上有新 offer 時，新公司的書面 offer 與到職日已經確認。
寄出之後，還有交接清單、最後兩週要辦的勞健保、離職證明與特休結算。照時間排好的完整清單與更多信件範本，在《離職轉職工具包》。
常見問題
離職信要提前多久給？
至少要符合你年資的法定預告期：3 個月以上未滿 1 年 10 天、1 年以上未滿 3 年 20 天、3 年以上 30 天，從提出的隔天依日曆算。
離職信可以用 LINE 傳嗎？
可以作為你已經提出的紀錄，但建議當面講之後，再補一封 email 或填公司離職單，把最後工作日與交接寫成正式文字。
離職信一定要寫離職原因嗎？
不用。法律沒有要求你說明原因，寫一句中性的「個人生涯規劃」就夠；被資遣的人則不要寫成自願離職。
辭職信和離職信有什麼不一樣？
是同一件事的兩種說法，台灣較常說「離職信」，「辭職信」在香港等地也很常用。內容一樣：最後工作日、交接、感謝。